Privacy Policy

Questa informativa spiega come A.S.D. CIEMME tratta i dati personali di chi visita il sito di Cycling Experience, richiede un preventivo o partecipa a un'esperienza in bici. È resa ai sensi dell'articolo 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (di seguito «GDPR») ed è scritta per essere letta davvero: se qualcosa non ti è chiaro, scrivici e te lo spieghiamo.

1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento, cioè il soggetto che decide perché e come i tuoi dati vengono usati, è:

• Denominazione: A.S.D. CIEMME
• Partita IVA: 01535700551
• Codice fiscale: 91069070554
• Sede legale: Via Cavour 1, 05100 Terni
• Legale rappresentante: Luca Moretti
• Email: info@cyclingexperience.it
• Telefono: +39 329 204 0821

2. Responsabile della protezione dei dati

Non abbiamo nominato un Responsabile della protezione dei dati (DPO) perché non ricorrono i presupposti dell'articolo 37 del GDPR: l'associazione non è un'autorità pubblica né un organismo pubblico, non svolge attività che comportino il monitoraggio regolare e sistematico degli interessati su larga scala e non tratta su larga scala categorie particolari di dati.

Questo non vuol dire che non ci sia nessuno a cui rivolgersi. Il referente per le questioni relative alla protezione dei dati è Luca Moretti, che puoi contattare all'indirizzo info@cyclingexperience.it. Il referente non ha i compiti e le tutele che il GDPR riserva alla figura del DPO: è semplicemente la persona che riceve le tue richieste e ti risponde.

3. Dati che raccogliamo

Dati che ci fornisci direttamente

Sono i dati che inserisci nel modulo di richiesta preventivo, nel tuo profilo o nei messaggi che ci scrivi:

• Per contattarti e identificarti: nome e cognome, indirizzo email, numero di telefono. Se crei un account, l'eventuale immagine del profilo che carichi è gestita dal fornitore del servizio di autenticazione.
• Nel tuo profilo: il livello di abilità ciclistica che dichiari, la taglia della bicicletta e la lingua in cui preferisci essere contattato.
• Nella richiesta di preventivo: il tipo di gruppo e il numero di partecipanti; quanti minori partecipano e in quali fasce d'età (0-5 anni, 6-10 anni, 11 anni e più), perché da questo dipende che tipo di uscita possiamo proporre; il livello di abilità dichiarato, le lingue parlate dal gruppo, la zona e l'esperienza che ti interessano, le date e la fascia oraria che preferisci; quali articoli di noleggio ti interessano e in quante unità (bicicletta muscolare, bicicletta elettrica, bicicletta per bambini, seggiolino, carrello e appendice), tenendo presente che il noleggio è un extra a pagamento e non è compreso in nessun livello di servizio; e le note libere, cioè quello che scegli di raccontarci nel campo dedicato.
• Se dichiari una convenzione con un partner: il nome del partner di cui sei ospite e il riferimento che ci fornisci come prova, per esempio un numero di prenotazione, che verifichiamo prima di applicare lo sconto dedicato.
• Durante e dopo l'esperienza: i messaggi che ci scrivi dall'area riservata e gli allegati che vi carichi, immagini o documenti, e la recensione (voto in stelle e testo) se decidi di lasciarne una al termine dell'esperienza.

Dati raccolti automaticamente

Quando visiti il sito, i sistemi che lo ospitano registrano alcune informazioni tecniche: l'indirizzo IP da cui ti colleghi, il tipo di browser e di dispositivo che usi, le pagine che visiti.

Lo strumento di statistica che abbiamo scelto non usa cookie, non ti assegna un identificativo persistente e non costruisce alcun profilo: ci dice quante volte una pagina è stata vista e da quale pagina si arriva, non chi l'ha vista. Non incrociamo queste statistiche con i dati di chi richiede un preventivo.

Dati di pagamento

I pagamenti con carta sono gestiti interamente da SumUp. I dati della carta vengono inseriti sulle pagine del fornitore e non passano dai nostri sistemi: A.S.D. CIEMME non vede e non conserva il numero della carta, la data di scadenza o il codice di sicurezza. Di ogni pagamento conserviamo soltanto l'importo, la data, l'esito e l'identificativo della transazione, che ci servono per la contabilità e per assisterti in caso di problemi.

Dati che registriamo noi

Oltre a quello che ci fornisci, conserviamo alcune informazioni che nascono dal tuo rapporto con noi:

• la prova dei consensi: quale versione di questa informativa e dei Termini di Servizio hai accettato e in quale data, e se hai dato o negato il consenso alle comunicazioni commerciali e alla pubblicazione di foto e video. Ci serve per dimostrare, come richiede l'articolo 7 del GDPR, che cosa hai effettivamente accettato;
• i dati dell'account: la data di registrazione e l'identificativo tecnico che il fornitore del servizio di autenticazione assegna al tuo account;
• lo stato delle tue richieste: i preventivi ricevuti, le proposte che ti abbiamo inviato, gli extra che hai selezionato, gli ordini e le esperienze acquistate, con i relativi importi;
• annotazioni interne: note organizzative che possiamo scrivere accanto alla tua richiesta o al tuo ordine per preparare l'esperienza. Sono tuoi dati personali a tutti gli effetti e rientrano nel diritto di accesso descritto al punto 11;
• le ricevute di lettura: la data e l'ora in cui apri per la prima volta nella tua area riservata il preventivo con la nostra proposta, e il segno che un messaggio della chat è stato letto. Ci servono a sapere se una comunicazione ti è arrivata, prima di richiamarti o di sollecitare una risposta;
• la coda delle comunicazioni: ogni email che il sistema deve far partire viene prima scritta in un elenco interno, insieme al tuo indirizzo email, al tuo nome, al tuo numero di telefono e ai dati che compaiono nel messaggio; nella notifica interna di una nuova richiesta, fra questi dati ci sono anche le note libere che ci hai scritto. Serve a non perdere un invio e a capire cosa è andato storto quando un'email non parte. Il fornitore che legge questo elenco e spedisce le email è indicato nella tabella del punto 7.

Nelle stesse schede conserviamo anche informazioni che riguardano noi e non te, per esempio i compensi che riconosciamo alle guide che conducono l'uscita: non sono tuoi dati personali.

4. Assenza di categorie particolari di dati

Non trattiamo dati relativi alla salute, né altre categorie particolari di dati fra quelle elencate dall'articolo 9 del GDPR.

In particolare, il «livello» che ti chiediamo nel modulo di preventivo (principiante, intermedio, avanzato) è un'autovalutazione della tua abitudine alla bicicletta, non un'informazione sanitaria: serve soltanto a proporti un percorso proporzionato a quanto pedali di solito. Non ti chiediamo documentazione sanitaria di alcun tipo, non ti sottoponiamo a questionari medici e non registriamo condizioni di salute.

Per la stessa ragione ti chiediamo di non inserire informazioni sulla tua salute nel campo delle note libere, nei messaggi che ci scrivi e negli allegati che carichi: non sono canali pensati per contenerle e non li useremo per trattarle.

5. Finalità, basi giuridiche e tempi di conservazione

Ogni trattamento ha una finalità precisa, una base giuridica che lo legittima e un termine di conservazione oltre il quale i dati vengono cancellati o resi anonimi.

Quando lo stesso dato serve a più finalità con termini diversi, prevale il termine più lungo: i dati di un ordine, per esempio, restano nei documenti contabili per dieci anni anche se nel frattempo hai chiesto di non ricevere più comunicazioni commerciali.

Una precisazione sulle recensioni, perché è facile dare per scontato il contrario: la recensione che ci lasci non viene pubblicata. Resta visibile a noi e a te nella tua area riservata, e la usiamo per capire com'è andata e per migliorare il servizio. Le testimonianze che vedi nella pagina iniziale del sito non vengono da qui: sono recensioni pubbliche lasciate su Google, dove le hanno scritte i loro autori. Se un giorno volessimo pubblicare la tua, te lo chiederemmo prima, con un consenso specifico: finché quel consenso non esiste, non c'è nulla che possiamo pubblicare. Puoi chiederci di cancellarla in qualsiasi momento, e puoi opporti a questo trattamento come descritto al punto 11.

6. Natura del conferimento

Alcuni dati ci servono per forza. Nome, indirizzo email e numero di telefono sono necessari: senza non possiamo preparare un preventivo, inviartelo, né richiamarti per concordare i dettagli dell'esperienza. Sono altrettanto necessari i dati che descrivono l'uscita (numero di partecipanti, data e zona preferite), perché sono ciò che rende la proposta sensata. Anche i dati che raccogliamo per gli adempimenti fiscali sono obbligatori, ma in quel caso l'obbligo nasce dalla legge, non da noi.

Altri dati sono facoltativi: le note libere, le lingue parlate, la taglia della bicicletta, la recensione che puoi lasciare al termine dell'esperienza, il consenso a ricevere comunicazioni commerciali e il consenso alla pubblicazione di foto e video. Puoi non fornirli, e puoi negare i consensi facoltativi: il rifiuto non ti impedisce di richiedere un preventivo, di ricevere una proposta e di acquistare l'esperienza. L'unica conseguenza è che non riceverai le nostre comunicazioni commerciali e che non pubblicheremo immagini che ti ritraggono.

Un caso a sé è il riferimento della convenzione: dichiararlo è facoltativo, ma senza non possiamo verificare che tu abbia diritto allo sconto dedicato e quindi non possiamo applicarlo.

7. Destinatari e responsabili del trattamento

Per far funzionare il sito e il servizio ci appoggiamo ad alcuni fornitori esterni. Quelli che trattano dati personali per nostro conto sono nominati responsabili del trattamento ai sensi dell'articolo 28 del GDPR e agiscono soltanto secondo le nostre istruzioni.

Le guide ricevono soltanto i dati necessari a condurre l'esperienza alla quale sono assegnate: chi partecipa, quante persone sono, la data, il punto di ritrovo e le indicazioni utili a organizzare l'uscita. Non ricevono i dati di pagamento e non usano i tuoi dati per finalità proprie.

Possiamo inoltre comunicare i tuoi dati alle autorità competenti quando la legge ce lo impone.

Non vendiamo i tuoi dati e non li cediamo a terzi per finalità di marketing, né a titolo oneroso né gratuitamente.

8. Trasferimenti fuori dall'Unione europea

Alcuni dei fornitori elencati sopra hanno sede negli Stati Uniti e possono trattare i dati al di fuori dello Spazio economico europeo. In questi casi il trasferimento avviene sulla base delle Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione europea con la decisione di esecuzione (UE) 2021/914: sono lo strumento previsto dall'articolo 46 del GDPR per garantire ai tuoi dati una tutela sostanzialmente equivalente a quella europea anche una volta usciti dall'Unione.

Le clausole impongono di valutare, caso per caso, se il contesto giuridico del paese di destinazione ne consenta il rispetto e di adottare le misure supplementari eventualmente necessarie. Se vuoi saperne di più su queste garanzie, o ricevere copia delle clausole applicate a un fornitore specifico, scrivi a info@cyclingexperience.it.

Il servizio di posta elettronica con cui inviamo le email è fornito da una società italiana: per l'invio delle nostre comunicazioni non c'è quindi alcun trasferimento fuori dall'Unione europea.

9. Assenza di decisioni automatizzate

Non prendiamo decisioni che ti riguardano basandoci unicamente su un trattamento automatizzato e non svolgiamo attività di profilazione ai sensi dell'articolo 22 del GDPR. Ogni proposta che ricevi è scritta da una persona che ha letto la tua richiesta: il prezzo, il percorso e il livello di servizio non sono calcolati da un algoritmo che decide al posto nostro.

10. Minori

Il servizio si rivolge a persone maggiorenni: per richiedere un preventivo, accettare una proposta ed effettuare il pagamento occorre avere almeno 18 anni.

I minori possono partecipare alle esperienze accompagnati da un adulto. In quel caso i loro dati ci vengono forniti dall'adulto responsabile, che se ne assume la responsabilità dichiarando di avere il diritto di comunicarli, e vengono trattati solo per l'organizzazione e la conduzione dell'esperienza: non li usiamo per comunicazioni commerciali e non li conserviamo oltre i termini indicati nella tabella del punto 5.

11. I tuoi diritti

Il GDPR ti riconosce una serie di diritti sui tuoi dati. Puoi esercitarli tutti scrivendo a info@cyclingexperience.it, senza formalità particolari: ci basta capire chi sei e che cosa chiedi.

• Accesso (art. 15): sapere se trattiamo dati che ti riguardano e ottenerne copia, insieme alle informazioni su finalità, destinatari e tempi di conservazione.
• Rettifica (art. 16): correggere i dati inesatti e completare quelli incompleti.
• Cancellazione (art. 17): ottenere la cancellazione dei dati, quando non abbiamo un obbligo di legge o una necessità contrattuale che ci impongano di conservarli.
• Limitazione (art. 18): chiedere che i dati vengano conservati ma non usati, per esempio mentre verifichiamo se sono esatti.
• Portabilità (art. 20): ricevere in un formato leggibile da una macchina i dati che ci hai fornito e che trattiamo sulla base del consenso o del contratto, ed eventualmente farli trasmettere a un altro titolare.
• Opposizione (art. 21): opporti ai trattamenti fondati sul nostro legittimo interesse, spiegandoci la tua situazione particolare.
• Revoca del consenso (art. 7.3): ritirare in qualsiasi momento i consensi facoltativi che ci hai dato. La revoca non pregiudica la liceità del trattamento svolto prima della revoca stessa: vale da quel momento in avanti.

Tempi di risposta. L'articolo 12.3 del GDPR ci dà un mese di tempo per rispondere alla tua richiesta. Il termine può essere prorogato di due mesi se la richiesta è particolarmente complessa o se ne stiamo gestendo diverse insieme: in quel caso ti avvisiamo entro il primo mese, spiegandoti il motivo del ritardo.

Reclamo all'autorità di controllo. Se ritieni che il trattamento dei tuoi dati violi il GDPR puoi proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it), oppure rivolgerti all'autorità giudiziaria. Ci farebbe piacere sentirti prima, per provare a risolvere la questione direttamente, ma non è un passaggio obbligatorio: il reclamo è un tuo diritto e puoi esercitarlo quando vuoi.

12. Cookie

Il sito usa cookie e carica cinque componenti forniti da terzi:

• il servizio di autenticazione che gestisce l'accesso al tuo account (Clerk), presente su tutte le pagine, comprese quelle pubbliche;
• l'archivio dei dati (Airtable), che riceve il tuo indirizzo IP perché il sito lo interroga direttamente dal tuo browser, anche sulle pagine pubbliche e senza che tu abbia fatto l'accesso: sul modulo di richiesta preventivo e sulle pagine di dettaglio delle esperienze e delle zone;
• lo strumento di statistica del traffico (Vercel), presente su tutte le pagine, che non installa cookie e non ti profila;
• il servizio di pagamento (SumUp), che entra in funzione al momento del checkout;
• la mappa del percorso ospitata da Strava, che compare nel dettaglio di una proposta in area riservata e si carica solo dopo un tuo clic esplicito.

Quali cookie vengano usati, chi li installa, a cosa servono e quanto durano è descritto nella Cookie Policy: è una pagina a sé perché è lì che quel dettaglio va tenuto aggiornato.

13. Modifiche a questa informativa

Questa informativa può cambiare, per esempio se cambiano i fornitori che usiamo o le finalità per cui trattiamo i dati. Ogni versione è numerata e datata: il numero di versione e la data dell'ultimo aggiornamento sono indicati in cima a questa pagina, e le versioni precedenti restano tracciate nella cronologia del nostro codice sorgente.

Quando le modifiche sono sostanziali, cioè quando cambiano in modo rilevante il modo in cui trattiamo i tuoi dati o i diritti che puoi esercitare, lo comunichiamo via email agli utenti registrati prima che diventino efficaci. Per le modifiche minori, come una precisazione di linguaggio, ci limitiamo ad aggiornare questa pagina.